Melisana SA
Kareelovenlaan, 1
1040 - Brussel - België

Tel : +32 2 726 15 65
E-mail: info@melisana.be

De heer Alexander Bugl
Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Eifelstraße 55
93057 Regensburg - Duitsland

Tel kantoor : +43 941 630 49 789
Tel mobiel : +43 176 10 31 26 88
E-mail: Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Wij verwerken persoonsgegevens voor een specifiek doel en alleen de persoonsgegevens die relevant zijn voor dat doel.  

a. Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om op uw verzoek precontractuele stappen te ondernemen, verzamelen wij persoonsgegevens op grond van artikel 6, §1, b AVG voor de volgende doeleinden:

• Uitschrijven van offertes
• Onderhandelen, afsluiten, uitvoeren van bestellingen en overeenkomsten;
• Het algemeen beheer van de zakenpartner;
• Registratie van de activiteiten met u, zoals aantal bezoeken en omzet;
• Beheren, plannen, registreren, uitvoeren en evalueren van bezoeken aan klanten en zorgverleners;  
• Beheren, onderhouden en optimaliseren van onze relaties met u
• Beoordelen van de kredietwaardigheid;
• Fiscale en boekhoudkundige verwerking
• Beslechten van geschillen, het uitvoeren van contractuele afspraken, instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

b. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verzamelen wij persoonsgegevens op grond van artikel 6, §1, c AVG voor de volgende doeleinden:

• Afleveren van het aantal monsters aan zorgverstrekkers;
• Verlenen van voordelen aan zorgverstrekkers.

c. Met uw toestemming, op grond van artikel 6, §1, a AVG ,verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:  

• Te antwoorden op uw vragen  
• Versturen van commerciële boodschappen per e-mail over onze producten wanneer u aan ons uw e-mail adres heeft meegedeeld. U kunt zich op ieder moment kosteloos tegen het gebruik van uw e-mailadres hiervoor verzetten;
• Versturen van nieuwsbrieven, waarvoor u zich heeft ingeschreven;
• Verwerking van uw deelname aan een marketingcampagne, wedstrijd of andere promotionele activiteit.

d. Op grond van een rechtmatig belang, verwerken wij, op grond van artikel 6, §1, f AVG persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om u te informeren over onze producten voor marketingdoeleinden;
• Fraude en misbruik te voorkomen.

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens :

• Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mail en/of postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer) ;
• Functie, waaronder jobfunctie en naam van de onderneming waarvoor u handelt, rechtsvorm, adres, telefoon, BTW nummer, ondernemingsnummer
• Betalingsgegevens, zoals bankgegevens, BTW of ander fiscaal identificatienummer;
• Financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer, omzet en betalingshistoriek
• Gegevens die betrekking hebben op onze producten;
• Profiel van de klant;
• Gegevens die u aan onze verstrekt.

De persoonsgegevens die wij verwerken, hebben wij in principe van u ontvangen. Wij kunnen ook persoonsgegevens van derden ontvangen of gegevens verwerken die publiekelijk beschikbaar zijn, zoals de kruispuntbank der ondernemingen.

In onze onderneming hebben alleen die medewerkers toegang tot uw persoonsgegevens die uw gegevens nodig hebben om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen.  

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan dienstverleners die namens Melisana optreden, evenals onze leverancier van IT-systemen, clouddiensten en databanken. Deze derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen.  

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden ingezien of doorgegeven aan onze adviseurs en externe advocaten in het kader van adviesverlening en/of geschillenbehandeling.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan landen buiten de EU of de Europese Economische Ruimte (EER) (zogenaamde derde landen) als dit noodzakelijk is in het kader van de verwerking van onze contractuele relaties of wettelijk is toegestaan of vereist, als u ons uw toestemming hebt gegeven of in het kader van verwerking in opdracht. Als dienstverleners in het derde land worden gebruikt, zijn zij verplicht om te voldoen aan het niveau van gegevensbescherming in Europa door in te stemmen met de standaardcontractbepalingen van de EU. Als alternatief dragen we de gegevens over op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Neem voor meer informatie contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt of gedurende een periode overeenkomstig de wettelijke vereisten. Persoonsgegevens die geen verband houden met een specifiek contract worden bewaard tot 24 maanden na de laatste interactie met ons. Voor contracten is de bewaartermijn de wettelijk verjaringstermijn. Wanneer de persoonsgegevens verzameld zijn naar aanleiding van een geschil, worden deze bewaard tot het geschil definitief is afgehandeld.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken.

U hebt als betrokkene volgens de wettelijke voorwaarden recht op de volgende rechten, die u tegenover ons kunt doen gelden:  

• Recht op informatie: U hebt het recht om op elk moment een bevestiging van ons te vragen in het kader van artikel 15 AVG of wij persoonsgegevens van u verwerken; indien dit het geval is, heeft u tevens het recht om binnen het kader van artikel 15 AVG om informatie over deze persoonsgegevens op te vragen, evenals bepaalde andere informatie (waaronder verwerkingsdoeleinden, categorieën van persoonsgegevens, categorieën van ontvangers, geplande opslagperiode, hun rechten, de herkomst van de gegevens, het gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en, in het geval van overdracht naar een derde land, de passende waarborgen) en om een kopie van uw gegevens te verkrijgen.
   
• Recht op rectificatie: Op grond van artikel 16 AVG heeft u het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen, rectificeren als deze onjuist of onnauwkeurig zijn.  
   
• Recht op wissen: U hebt het recht, onder de voorwaarden van artikel 17 AVG te vragen dat wij  persoonsgegevens die op u betrekking hebben onverwijld wissen. Het recht op wissen bestaat onder andere niet als de  verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor (i) de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, (ii) de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn (bijv. wettelijke verplichtingen om dossiers te bewaren), of (iii) de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
   
• Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken onder de voorwaarden van artikel 18 AVG.
   
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om, onder de voorwaarden van artikel 20 AVG, te eisen dat wij de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan ons hebt verstrekt, overhandigen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
   
• Intrekking van toestemming: U heeft het recht om uw aan ons gegeven toestemming te allen tijde in te trekken met werking voor de toekomst. In dit geval zullen wij de ontvanger van de gegevens hiervan op de hoogte stellen en de gegevens in de toekomst niet meer verwerken voor de doeleinden die onder de toestemming vallen. Voor documentatiedoeleinden bewaren we informatie over uw herroeping.
   
• Recht op bezwaar volgens artikel 21 AVG: U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Als u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Om uw bovengenoemde rechten op het gebied van gegevensbescherming uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens hierboven.  Als u van mening bent dat uw verzoek niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming is behandeld, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via het e-mailadres Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Naast de genoemde rechten heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met artikel 77 AVG als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet rechtmatig is.

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd aangepast worden om te kunnen blijven voldoen aan toepasselijke wetgeving.