Melisana SA
Kareelovenlaan, 1
1040 - Bruxelles - Belgique

Tel : +32 2 726 15 65
Courriel : info@melisana.be

Monsieur Alexander Bugl
Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationsssicherheit mbH (Société pour la protection des données et la sécurité de l'information)
Eifelstraße 55
93057 Regensburg - Allemagne

Tél. bureau : +43 941 630 49 789
Tel mobile : +43 176 10 31 26 88
Courriel : Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Nous traitons les données à caractère personnel pour une finalité spécifique et uniquement les données à caractère personnel pertinentes pour cette finalité.  

a. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à l'accomplissement de démarches précontractuelles à votre demande, nous collectons des données à caractère personnel en vertu de l'article 6, §1, b RGPD aux fins suivantes :

• Lancement d'appels d'offres
• Négocier, conclure et exécuter des commandes et des accords ;
• Gestion générale du partenaire commercial ;
• les registres des activités menées avec vous, tels que le nombre de visites et le chiffre d'affaires ;
• Gérer, planifier, enregistrer, mener et évaluer les visites aux clients et aux soignants ;  
• Gérer, maintenir et optimiser nos relations avec vous;
• Évaluation de la solvabilité ;
• Traitement fiscal et comptable;
• Règlement de litiges, exécution d'accords contractuels, introduction, exercice ou défense d'actions en justice.

b. Pour respecter les obligations légales, nous collectons des données à caractère personnel en vertu de l'article 6, §1, c RGPD aux fins suivantes :

• Fournir le nombre d'échantillons aux prestataires de soins de santé ;
• Fournir des avantages aux prestataires de soins de santé.

c. Avec votre consentement, conformément à l'article 6, §1, a RGPD , nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :  

• Pour répondre à vos questions  
• L'envoi de messages commerciaux par e-mail sur nos produits lorsque vous nous avez communiqué votre adresse e-mail. Vous pouvez vous opposer à tout moment et gratuitement à l'utilisation de votre adresse électronique à cette fin ;
• l'envoi de lettres d'information auxquelles vous vous êtes abonné ;
• le traitement de votre participation à une campagne de marketing, à un concours ou à une autre activité promotionnelle.

d. Sur la base d'un intérêt légitime, nous traitons des données à caractère personnel conformément à l'article 6, §1, f RGPD aux fins suivantes :

• Pour vous informer sur nos produits à des fins de marketing ;
• Prévenir la fraude et les abus.

Nous collectons différents types de données à caractère personnel :

• Identification et coordonnées (nom, prénom, sexe, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
• Fonction, y compris titre du poste et nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez, forme juridique, adresse, téléphone, numéro de TVA, numéro d'entreprise
• Données de paiement, telles que les coordonnées bancaires, le numéro d'identification TVA ou autre numéro d'identification fiscale ;
• Données financières, telles que votre numéro de compte bancaire, votre chiffre d'affaires et l'historique de vos paiements
• Données relatives à nos produits ;
• Profil du client ;
• Les données que vous nous fournissez. 

En principe, nous avons reçu les données personnelles que nous traitons de votre part. Nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel de la part de tiers ou traiter des données accessibles au public, comme la Banque-Carrefour des Entreprises.

Au sein de notre entreprise, seuls les employés qui ont besoin de vos données pour remplir nos obligations contractuelles et légales ont accès à vos données à caractère personnelle.  

Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel à des prestataires de services agissant au nom de Melisana, ainsi qu'à notre fournisseur de systèmes informatiques, de services en nuage et de bases de données. Ces tiers sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.  

Vos données personnelles peuvent également être consultées ou transmises à nos conseillers externes et avocats dans le cadre d'une consultation et/ou d'une résolution de litige.

Les données ne sont transférées vers des pays situés en dehors de l'UE ou de l'Espace économique européen (EEE) (appelés pays tiers) que si cela est nécessaire dans le cadre du traitement de nos relations contractuelles ou si la loi l'autorise ou l'exige, si vous nous avez donné votre consentement ou dans le cadre d'un traitement commandé. Si nous faisons appel à des prestataires de services d'un pays tiers, ceux-ci sont tenus de respecter le niveau de protection des données en Europe en acceptant les clauses contractuelles types de l'UE. Par ailleurs, nous transférons des données sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Pour plus d'informations, veuillez contacter notre responsable de la protection des données. 

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été traitées ou pour une période conforme aux exigences légales. Les données à caractère personnel qui ne sont pas liées à un contrat spécifique seront conservées pendant 24 mois après la dernière interaction avec nous. Pour les contrats, la période de conservation correspond au délai de prescription légal. Lorsque des données à caractère personnel ont été collectées à la suite d'un litige, elles seront conservées jusqu'au règlement définitif du litige.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la confidentialité de vos données à caractère personnel et les protéger contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illégale. Nous avons mis en place des dispositions contractuelles appropriées avec les tiers avec lesquels nous travaillons. 

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants en vertu de la loi, que vous pouvez faire valoir auprès de nous :  

• Droit d’accès : Vous avez le droit de nous demander à tout moment, dans le cadre de l'article 15 RGPD, de confirmer si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant ; dans l'affirmative, vous avez également le droit, dans le cadre de l'article 15 RGPD, de demander des informations sur ces données à caractère personnel, ainsi que certaines autres informations (notamment les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel, les catégories de destinataires, la durée de conservation prévue, leurs droits, l'origine des données, l'utilisation de la prise de décision automatisée et, en cas de transfert vers un pays tiers, les garanties appropriées) et d'obtenir une copie des données vous concernant.
   
• Droit de rectification : En vertu de l'article 16 RGPD, vous avez le droit de nous demander de rectifier les données  à caractère personnel vous concernant  qui sont incorrectes ou inexactes.  
   
• Droit à l'effacement : Vous avez le droit, dans les conditions de l'article 17 RGPD, de nous demander d'effacer sans délai les données à caractère personnel vous concernant. Entre autres, le droit à l'effacement n'existe pas si le traitement des données à caractère personnel est nécessaire (i) à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information, (ii) au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, l'obligation légale de tenir des registres), ou (iii) à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
   
• Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l'article 18 RGPD.
   
• Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit, dans les conditions de l'article 20 RGPD, d'exiger que nous vous transmettions les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
   
• Retrait du consentement : Vous avez le droit de retirer le consentement que vous nous avez donné à tout moment avec effet pour l'avenir. Dans ce cas, nous informerons le destinataire des données et nous ne traiterons plus les données à l'avenir aux fins couvertes par le consentement. À des fins de documentation, nous conserverons les informations relatives à votre révocation.
   
• Droit d'opposition en vertu de l'article 21 RGPD : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données. Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits en matière de protection des données mentionnés ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessus.  Si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée conformément à la législation sur la protection des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse électronique Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de.

Outre les droits susmentionnés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle conformément à l'article 77 RGPD si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas licite.

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre afin de rester conforme aux lois applicables.