Melisana SA
Kareelovenlaan, 1
1040 - Bruxelles - Belgique

Tel : +32 2 726 15 65
Courriel : info@melisana.be

Monsieur Alexander Bugl
Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationsssicherheit mbH (Société pour la protection des données et la sécurité de l'information)
Eifelstraße 55
93057 Regensburg - Allemagne

Tél. bureau : +43 941 630 49 789
Tel mobile : +43 176 10 31 26 88
Courriel : Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :  

a. Dans le cadre de nos obligations de contrôle de la sécurité des médicaments, dispositifs médicaux, compléments alimentaires et cosmétiques que nous commercialisons, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel afin d'enquêter sur l'effet indésirable, de le comparer à d'autres effets indésirables, le cas échéant de vous contacter pour obtenir des informations supplémentaires sur l'effet indésirable que vous avez signalé et de fournir des rapports aux autorités compétentes.

Les données à caractère personnel que nous pouvons traiter à cette fin sont :

A propos du patient :

• Données d'identification, telles que le nom et/ou les initiales du patient ;
• Coordonnées, telles que votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone
• Données démographiques, telles que l'âge, l'année ou la date de naissance, le sexe, le poids, la taille ;
• Données relatives à la santé, telles que les traitements administrés, la nature des effets indésirables, les antécédents personnels ou familiaux, les facteurs de risque ;
• Informations sur les raisons pour lesquelles vous avez pris ou vous êtes fait prescrire le produit ;
• Informations sur la manière dont le produit a été utilisé, ainsi que sur la gestion du traitement;
• Informations sur le médecin du patient ;  

Si cela est nécessaire pour l'évaluation d'une mise à jour, nous pouvons également traiter les données suivantes :

• Informations sur les origines d'une personne, informations sur la grossesse et/ou l'allaitement ;
• Informations sur le mode de vie, les habitudes et le comportement, la vie sexuelle

Sur le rapporteur, sinon sur le patient lui-même :

• Informations d'identification, telles que le nom ;
• Coordonnées, telles que votre adresse, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
• Appel pour vérifier les connaissances médicales du rapporteur ;
• Lien entre le rapporteur et la personne concernée par le rapport.

b. Nous recueillons vos données à caractère personnel pour traiter les réclamations relatives à la qualité de nos produits.  

Les données à caractère personnel que nous traitons dans le cas d'une plainte relative à la qualité peuvent inclure :  

• Identification et coordonnées, telles que le nom, l'adresse, le téléphone, le courrier électronique ou d'autres informations de contact ;
• Profession  (pour vérifier si la plainte est formulée par un prestataire de soins de santé)
• Informations sur la plainte concernant le produit ;
• Informations sur l'achat du produit ;

c. Nous collectons également vos données à caractère personnel pour répondre à des questions médicales concernant nos produits, telles que la disponibilité, le dosage, la composition et la stabilité, l'interaction avec des groupes cibles particuliers, par exemple les femmes enceintes. Toutefois, nous ne fournissons pas de conseils médicaux et vous conseillons de toujours consulter un professionnel de la santé pour des questions spécifiques concernant votre santé.

Les données personnelles que nous traitons en cas de questions médicales sont les suivantes :

• Les coordonnées, telles que l'adresse électronique ou d'autres informations de contact, uniquement dans le but de répondre à votre demande ;
• Informations et réponses à la question médicale ;

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est l'article 6 §1 (c) RGPD qui se rapporte à l'accomplissement des obligations légales de Melisana basées sur la législation et pour des raisons d'intérêt public important concernant la santé publique et la sécurité des médicaments et des dispositifs médicaux (article 9 RGPD).

Au sein de notre entreprise, seuls les employés qui ont besoin de vos données pour remplir nos obligations contractuelles et légales ont accès à vos données personnelles. Dans le cadre de nos activités et aux fins spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité, nous transmettons vos données personnelles à notre département responsable de la sécurité, de l'information médicale et de l'assurance qualité de nos produits, ainsi qu'aux employés autorisés en fonction de la réclamation relative au produit relevant de leur responsabilité.  

Nous divulguons également vos données à caractère personnel à des prestataires de services agissant au nom de Melisana pour traiter et signaler les effets secondaires et les plaintes relatives à la qualité ou pour gérer les litiges. Ces tiers sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.  

Vos données à caractère personnel peuvent également être consultées ou transmises aux autorités réglementaires ou judiciaires nationales et/ou internationales compétentes lorsque nous y sommes contraints par une disposition légale ou réglementaire ou à leur demande.  

Lorsque nous transmettons des effets indésirables ou des plaintes relatives à la qualité à des entreprises du groupe Klosterfrau, dont nous faisons partie, les données sont anonymisées.

Les données ne sont transférées vers des pays situés en dehors de l'UE ou de l'Espace économique européen (EEE) (appelés pays tiers) que si cela est nécessaire dans le cadre du traitement de nos relations contractuelles ou si la loi l'autorise ou l'exige, si vous nous avez donné votre consentement ou dans le cadre d'un traitement commandé. Si nous faisons appel à des prestataires de services d'un pays tiers, ceux-ci sont tenus de respecter le niveau de protection des données en Europe en acceptant les clauses contractuelles types de l'UE. Par ailleurs, nous transférons des données sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Pour plus d'informations, veuillez contacter notre responsable de la protection des données.

Nous conservons vos données à caractère personnel conformément aux exigences légales en matière de conservation et de communication des données dans le cadre de la pharmacovigilance. En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la sécurité des médicaments, cette durée est de 10 ans après l'expiration de la dernière autorisation de mise sur le marché délivrée dans le pays où le produit est commercialisé. Dans le cadre des réclamations relatives à la qualité, les informations sont conservées pendant 10 ans. Les données à caractère personnel relatives aux demandes d'informations médicales sont supprimées au bout d'un an. 

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et les protéger contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illégale. Nous avons mis en place des dispositions contractuelles appropriées avec les tiers avec lesquels nous travaillons.  

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants en vertu de la loi, que vous pouvez faire valoir auprès de nous :  

• Droit d’accès : Vous avez le droit de nous demander à tout moment, dans le cadre de l'article 15 RGPD, de confirmer si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant ; dans l'affirmative, vous avez également le droit, dans le cadre de l'article 15 de la loi sur la protection des données, de demander des informations sur ces données à caractère personnel, ainsi que certaines autres informations (notamment les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel, les catégories de destinataires, la durée de conservation prévue, leurs droits, l'origine des données, l'utilisation de la prise de décision automatisée et, en cas de transfert vers un pays tiers, les garanties appropriées) et d'obtenir une copie des données vous concernant.
   
• Droit de rectification : En vertu de l'article 16 RGPD, vous avez le droit de nous demander de rectifier les données à caractère personnel vous concernant qui sont incorrectes ou inexactes.
   
• Droit à l'effacement : Vous avez le droit, dans les conditions de l'article 17 RGPD, de nous demander d'effacer sans délai les données à caractère personnel vous concernant. Entre autres, le droit à l'effacement n'existe pas si le traitement des données à caractère personnel est nécessaire (i) à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information, (ii) au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, l'obligation légale de tenir des registres), ou (iii) à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
   
• Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l'article 18 RGPD.
   
• Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit, dans les conditions de l'article 20 RGPD, d'exiger que nous vous remettions les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
   
• Retrait du consentement : Vous avez le droit de retirer le consentement que vous nous avez donné à tout moment avec effet pour l'avenir. Dans ce cas, nous informerons le destinataire des données et nous ne traiterons plus les données à l'avenir aux fins couvertes par le consentement. À des fins de documentation, nous conserverons les informations relatives à votre révocation.
   
• Droit d'opposition en vertu de l'article 21 RGPD: vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données. Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits en matière de protection des données mentionnés ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessus.  Si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée conformément à la législation sur la protection des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse électronique Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de.

Outre les droits susmentionnés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle conformément à l'article 77 RGPD si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas licite.

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre afin de rester conforme aux lois applicables.